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Mentions légales & politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 12 octobre 2026

Éditeur

Quitus est une plateforme de gestion locative éditée et exploitée par Fabien KBAIER et Nina MARTINS. Le service est actuellement en phase de bêta, accessible sur code d'accès, en préparation de son ouverture commerciale.

  • Adresse : 8 Impasse du Docteur Domec, 21000 Dijon
  • Téléphone : 06 26 77 18 50 – 06 62 95 21 82
  • Email : contact@quitus-gestion.fr

Hébergement

L'application est hébergée sur une machine virtuelle Oracle Cloud située à Francfort, en Allemagne, et n'est accessible qu'en HTTPS. Les sauvegardes quotidiennes de la base sont conservées trente jours dans un espace de stockage privé de la même région, sans quitter l'Union européenne. Depuis le 27 août 2026, les fichiers déposés sur les pièces de conformité (diagnostics, assurances, bail signé…) et, depuis le 16 septembre 2026, sur les justificatifs de charge (facture, avis d'imposition, attestation…), les devis de travaux et les dossiers de candidature, sont eux aussi hébergés dans un espace de stockage objet privé de la même région, jamais public : ils ne sont accessibles qu'au bailleur, par une page de l'application.

Trois prestataires interviennent comme sous-traitants : Oracle Cloud pour l'hébergement et les sauvegardes, Brevo pour l'acheminement des courriels (quittances, avis d'échéance, relances) et, depuis le 15 septembre 2026, des SMS portant le code de signature électronique et, depuis le 2 octobre 2026, le lien qui permet de photographier vos papiers avec votre téléphone, et Sentry pour le suivi technique des erreurs. Ce dernier reçoit uniquement le message d'erreur, la page concernée et l'horodatage : les cookies, le contenu des formulaires, les en-têtes de requête et l'identité de l'utilisateur sont retirés avant l'envoi, et aucun enregistrement d'écran n'est effectué. Chacun de ces prestataires traite les données dans l'Union européenne.

Paiement de l'abonnement : rien n'est encore en service. Quitus est en bêta et ne prend aucun paiement : aucune coordonnée bancaire n'est demandée, collectée ni conservée, et aucun prestataire de paiement ne reçoit de donnée à ce jour. Le jour où le paiement par prélèvement SEPA sera ouvert, un quatrième sous-traitant interviendra — GoCardless, établissement de paiement agréé — pour la seule gestion des abonnements. Il recevra alors l'identité et l'adresse de courriel du bailleur souscripteur, et rien d'autre : aucune donnée de locataire, de garant ou de candidat ne lui sera transmise. Les coordonnées bancaires seront saisies directement sur une page hébergée par ce prestataire, et ne transiteront pas par Quitus, qui n'en conservera qu'une référence de mandat sans valeur en dehors de ce service. La présente page sera mise à jour avant le premier prélèvement, jamais après.

Depuis le 27 août 2026, un bailleur peut configurer son propre serveur d'envoi d'emails (SMTP) dans les paramètres de son espace : ses emails de gestion (quittances, relances, avis, attribution de logement, révision de loyer) transitent alors par le fournisseur qu'il a choisi, à la place de Brevo — ce fournisseur agit pour le compte du bailleur, dans le cadre du contrat qui les lie. Les identifiants de ce serveur sont chiffrés au repos et jamais réaffichés. Le bailleur peut aussi déposer son logo et une image de sa signature, hébergés dans le même espace de stockage privé que les pièces de conformité, et apposés sur ses documents PDF. Depuis le 28 août 2026, il peut également rédiger le texte de ces emails sous forme de modèles. Cela ne change ni les destinataires, ni le canal d'envoi, ni les données transmises : les modèles enregistrés ne contiennent aucune donnée de locataire, les valeurs (nom, période, montant) n'y étant insérées qu'au moment de l'envoi.

Depuis le 25 septembre 2026, quand un espace réunit plusieurs propriétaires, chacun peut configurer son propre serveur d'envoi sur sa fiche de détenteur : les emails adressés aux locataires de ses biens partent alors en son nom, par le fournisseur qu'il a choisi. Sans serveur propre, ils partent du serveur de l'espace (ou de Brevo), en son nom, et les réponses lui reviennent. Ses identifiants sont chiffrés au repos, jamais réaffichés, et supprimés avec sa fiche. Aucun nouveau destinataire n'en découle pour le locataire.

S'y ajoute Google pour le service « Se connecter avec Google » — dont l'interlocuteur est Google Ireland Limited pour les utilisateurs de l'Espace économique européen —, pour les seuls utilisateurs qui choisissent ce mode de connexion, décrit en détail ci-dessous.

Certaines fonctions s'appuient sur l'intelligence artificielle : la lecture des documents que vous déposez pour pré-remplir un formulaire, la rédaction d'une annonce et l'aide à la reprise d'un tableur. Les contenus concernés sont transmis à OpenAI ou à Google, aux États-Unis, sous clauses contractuelles types. Ils ne servent pas à entraîner leurs modèles, et le résultat est toujours une proposition que vous relisez.

Propriété intellectuelle

L'ensemble de la plateforme (code, structure, contenus, documents générés) est la propriété exclusive de ses éditeurs. Toute reproduction ou utilisation sans autorisation préalable est interdite.

Politique de confidentialité (RGPD)

Responsable de traitement

Fabien KBAIER et Nina MARTINS, éditeurs de la plateforme, sont conjointement responsables du traitement des données personnelles collectées dans le cadre de la gestion de leurs propres biens locatifs. Pour un espace ouvert par un autre bailleur, c'est ce bailleur qui est responsable du traitement des données de ses locataires, garants et candidats ; Quitus intervient alors comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, pour le seul compte de ce bailleur et selon les mêmes garanties techniques que celles décrites ci-dessous.

Données collectées et finalités

Sont traitées les données d'identification et de contact des locataires, garants et représentants de sociétés locataires (nom, prénom, raison sociale, adresse, date et lieu de naissance, email, téléphone), les contrats de bail générés à partir de ces données, ainsi que les données financières liées aux baux (loyers, charges, paiements). Le bailleur peut aussi indiquer si les titulaires d'un bail étaient époux ou partenaires de PACS au jour de sa signature : cette information, facultative et déclarative, sert uniquement à déterminer si le forfait de charges est licite (art. 8-1 de la loi du 6 juillet 1989) et n'est jamais transmise à un tiers. Depuis le 24 septembre 2026, lorsqu'un dossier est abandonné avant la signature du bail (désistement, dossier incomplet, garant refusé…), le bailleur en saisit le motif en texte libre : il reste attaché au bail abandonné, n'est transmis à aucun tiers, figure dans l'export des données du locataire et se conserve comme le bail (3 ans après la clôture des comptes du locataire). Depuis le 27 septembre 2026, quand les retenues sur le dépôt de garantie dépassent son montant, le bailleur suit le reste dû par le locataire(montants, règlements reçus, date de la mise en demeure), conservé comme les pièces comptables. S'il renonce à le réclamer, il en saisit le motif en texte libre : ce motif figure dans l'export des données de chacun des titulaires du bail, n'est transmis à aucun tiers et s'efface avec les données du bail. Ces données servent exclusivement à :

  • l'exécution et le suivi des contrats de bail (quittances, avis d'échéance, relances) ;
  • le respect des obligations légales et fiscales du bailleur (déclarations de revenus fonciers et LMNP, conservation des justificatifs) ;
  • le suivi comptable du patrimoine locatif ;
  • depuis le 9 octobre 2026, le contrôle du statut de loueur en meublé non professionnel : pour un foyer fiscal que le bailleur constitue (lui et son conjoint ou partenaire de PACS, avec leurs années de déclaration commune), ou pour un détenteur qui déclare seul, il peut indiquer le montant annuel des autres revenus d'activité du foyer (salaires, pensions, bénéfices non commerciaux…), ainsi que les recettes et le résultat de ses locations meublées gérées ailleurs. Ces montants servent uniquement à vérifier, à la clôture de l'exercice, que l'activité relève bien du régime non professionnel, et à calculer les déficits à reporter sur la déclaration du foyer. Ils ne sont transmis à aucun tiers, se suppriment avec le foyer, avec le détenteur ou avec l'espace, et figurent dans l'archive de restitution de l'espace ;
  • l'établissement des états des lieux d'entrée et de sortie : l'acte porte, comme la loi l'exige, le nom des parties présentes au constat contradictoire, le domicile ou le siège du bailleur et, lorsqu'un mandataire réalise la visite, son nom et son domicile ou siège (art. 2 du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016). Le locataire n'a pas à indiquer son domicile, et il ne lui est pas demandé. Ces informations sont reprises du bail déjà enregistré ; elles ne sont transmises à personne et servent uniquement à établir l'acte et à le comparer, à la sortie, à celui d'entrée ;
  • les photographies du logement prises pendant l'état des lieux, à l'entrée comme à la sortie. Elles servent uniquement à prouver l'état du bien au moment du constat (art. 3-2 de la loi du 6 juillet 1989) : c'est l'écart entre l'entrée et la sortie qui se discute, et une dégradation qui n'a pas été photographiée ne se démontre pas. Une photographie d'intérieur peut montrer les effets personnels du locataire — meubles, objets, courrier posé sur une table — et parfois une personne entrée dans le champ. Quitus ne les analyse pas, ne les indexe pas et n'y applique aucune reconnaissance : elles sont stockées et affichées, rien de plus. Elles ne sont transmises à aucun tiers et restent hébergées chez le prestataire de stockage décrit plus bas, en Union européenne. Le locataire les reçoit avec l'acte, comme le reste de l'état des lieux ;
  • depuis le 21 septembre 2026, l'adresse de suivi du locataire qui quitte le logement. Elle n'est demandée que sur l'état des lieux de sortie, elle est facultative, et elle sert à une seule chose : pouvoir adresser au locataire le décompte de ce qui est retenu sur son dépôt de garantie et lui restituer ce qui lui revient (article 22 de la loi du 6 juillet 1989, et article 2 du décret n° 2016-382 qui la cite parmi les mentions de l'acte de sortie). Personne n'est tenu de la donner sur-le-champ : quand elle manque, le document porte simplement la mention « non communiquée à ce jour ». Elle n'apparaît que sur ce document, celui-là même qui est remis aux parties, et n'est transmise à aucun tiers. Le décompte de retenue qui l'accompagne ne porte que des montants, les motifs de la retenue et le nom des éléments concernés — jamais le nom du locataire ;
  • la remise de l'état des lieux signé à chaque partie. Une fois l'acte signé par le bailleur et le ou les locataires, Quitus envoie à chacun un courriel portant le document, avec les photographies qu'il contient. C'est une obligation légale et non un choix : l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 impose que l'état des lieux soit établi contradictoirement et remis aux parties. Le document décrit l'intérieur du logement et nomme les parties à l'acte : sur un bail à plusieurs titulaires, chacun reçoit donc un document qui les mentionne tous — c'est ce qui fait d'un état des lieux un acte contradictoire, commun aux parties. Il n'est adressé à aucun tiers. Quand le document est trop volumineux pour être joint à un courriel, il n'est pas envoyé en pièce jointe et le message le dit : le locataire le retrouve alors dans son espace, ou auprès de son bailleur. L'envoi emprunte le service d'acheminement de courriels déjà décrit plus bas ; Quitus conserve, pour ne pas envoyer deux fois le même acte à la même personne, la date et l'adresse de chaque envoi — jamais le contenu du message ;
  • depuis le 20 septembre 2026, la demande de complément à l'état des lieux par le locataire. L'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 lui donne dix jours, après l'établissement du constat, pour en demander la modification, et le premier mois de chauffe pour ce qui touche au chauffage. Le courriel de remise porte donc un lien personnel, qui ouvre un parcours sans compte : il y relit le constat, ouvre le document signé, signale ce qui doit être corrigé et joint s'il le souhaite des photographies. Rien d'autre ne lui est demandé — ni compte, ni mot de passe, ni numéro de téléphone : son nom, seul élément que le lien porte de lui, vient du bail et nous est déjà connu. Les photographies qu'il dépose peuvent montrer l'intérieur du logement occupé ; elles sont plafonnées, rangées au même endroit que celles de la visite, et aucune adresse publique n'en sert les images. Deux points appellent une explication. D'abord, ce que ce lien donne : il ouvre l'intégralité du constat, document signé compris, qui nomme les parties, indique le domicile ou le siège du bailleur et, le cas échéant, du mandataire, et montre l'intérieur du logement en photographies. C'est voulu et c'est nécessaire : le lien est adressé à une personne présente au constat contradictoire, qui a déjà reçu ce même document en pièce jointe, et qui ne pourrait pas contester ce qu'on ne lui montre pas. Le lien n'est envoyé qu'aux locatairesdu bail, jamais à un tiers ; il expire, le bailleur peut le révoquer à tout moment, et le nombre de demandes et de photographies qu'il permet est plafonné. Ensuite, ce que Quitus enregistre du dépôt : son adresse IP et le navigateur employé, et rien de plus — jamais une position, jamais un identifiant publicitaire, jamais un suivi d'une page à l'autre. Cette trace sert à un seul usage : donner au bailleur qui examine la demande, et à la commission départementale de conciliation en cas de désaccord, un élément de plus pour juger si un dépôt fait au nom d'une personne conviée provient bien d'elle. Elle ne prouve aucune identité : une adresse IP ne désigne pas une personne, souvent pas même un foyer, et elle ne vaut donc jamais seule. Elle n'est enfin jamais une condition : si votre connexion ne la révèle pas, votre demande est enregistrée de la même façon, le champ restant vide — un droit ne se conditionne pas à ce qu'un réseau veut bien dire de vous ;
  • la gestion des comptes d'accès à l'application (nom, prénom, email et profil de permissions des personnes autorisées à consulter ou gérer les données), afin d'ouvrir l'outil à des co-gestionnaires ;
  • l'accès self-service du locataire à ses propres données locatives (« Mon espace ») : sur invitation de son bailleur uniquement, jamais par inscription libre — l'adresse email employée est celle déjà connue sur son bail, jamais saisie par le locataire lui-même — il peut consulter en lecture seule son échéancier de loyer, télécharger ses quittances et accéder aux pièces de son bail et du logement (diagnostics, état des lieux, assurance, etc.). Aucune information n'y est modifiable. Cet accès est automatiquement fermé 90 jours après la fin de son dernier bail (et rouvert si un bail redevient actif) ; cette fermeture ne supprime aucune donnée, qui reste conservée selon les durées indiquées plus bas ;
  • la création et la gestion de votre compte : inscription (prénom, nom, adresse email, code d'accès), vérification de votre adresse électronique, connexion, réinitialisation d'un mot de passe oublié et changement de mot de passe. Votre mot de passe n'est jamais conservé en clair, seulement sous forme d'empreinte ; les liens de vérification et de réinitialisation que nous vous envoyons ne sont eux non plus jamais stockés en clair, sont à usage unique et expirent (24 heures pour la confirmation d'adresse, 1 heure pour la réinitialisation). L'inscription requiert un code d'accès pendant la phase de bêta : le service n'est pas encore ouvert librement. Si vous avez demandé l'accès à la bêta, nous pouvons vous envoyer ce code par email : nous conservons alors votre adresse, la date de l'envoi et, si vous créez votre compte, la date de sa création, pendant six mois au plus sans suite de votre part, puis trente jours après la création du compte. Si vous choisissez de vous connecter avec Google, votre adresse email et votre nom sont transmis à Google à chaque connexion — c'est le seul flux sortant de cette fonction, il n'a lieu que si vous employez ce mode de connexion, et aucune donnée de locataire, de garant, de détenteur ou de bien n'est transmise. Nous conservons alors le seul identifiant technique de votre compte Google, afin de vous reconnaître même si vous changez d'adresse chez lui ; la page « Mon compte » vous indique si une connexion Google est associée, et sa dissociation s'obtient sur demande à l'adresse ci-dessous. Votre compte peut être rattaché à plusieurs espaces de gestion : l'administrateur d'un espace qui invite votre adresse y rattache votre compte existant — vos identifiants ne changent pas — et vous en êtes informé par email ; nous conservons alors la liste des espaces auxquels votre compte est rattaché et le profil de permissions qui vous y est attribué, et vous pouvez quitter un espace à tout moment depuis « Mon compte ». Nous n'utilisons aucune donnée d'inscription à des fins commerciales et ne collectons aucune information marketing ;
  • la demande d'appel de mise en route : vous pouvez demander à être rappelé, depuis l'écran « On vous appelle » (proposé notamment au démarrage d'un espace encore vide) ou depuis Paramètres. Nous conservons alors votre numéro de téléphone, vos disponibilités si vous les indiquez, et si vous souhaitez en plus une mise en route complète payante. Cette prestation, si vous l'acceptez, se déroule hors de l'outil, par un contact direct avec nous. La personne qui doit vous rappeler est prévenue par email, sans votre numéro : il ne se lit que dans notre console d'administration, tant que la demande est en cours. Votre numéro de téléphone est effacé dès que l'appel a eu lieu ou que vous annulez la demande ; jusque-là, il reste enregistré. La trace de la demande elle-même, sans le numéro mais avec vos disponibilités, suit ensuite la durée de vie de votre espace de gestion, comme les autres réglages ;
  • la relecture des valeurs qui ne viennent pas de votre propre saisie : quand un bail, un prêt ou un bien est rempli à partir d'une lecture automatique d'un document, ou par une personne qui vous accompagne dans la mise en route de votre espace, nous conservons la trace de cette origine (le champ concerné, une lecture automatique ou une saisie par un tiers, le type de document d'origine) jusqu'à ce que vous relisiez et confirmiez la valeur depuis l'écran « À relire ». Tant qu'une valeur qui détermine un montant (loyer, charges, capital emprunté, taux, durée) n'est pas confirmée, aucune quittance, aucune relance et aucun bail ne s'appuient dessus. Si une personne vous accompagne, son identifiant de compte est associé aux valeurs qu'elle a saisies pour que vous sachiez d'où elles viennent ; elle ne peut jamais confirmer une valeur à votre place, seul vous le pouvez. Cette trace disparaît avec le bail, le prêt ou le bien qu'elle documente ;
  • l'import de votre liste de biens depuis impots.gouv.fr : si vous déposez l'export « Gérer mes biens immobiliers » de votre espace particulier, nous le lisons en mémoire le temps de vous proposer un classement par adresse, puis de créer vos biens et immeubles une fois que vous l'avez validé. Ce fichier contient votre patrimoine déclaré (adresses, natures de locaux, surfaces, références cadastrales, mention d'indivision) et aucune donnée sur un locataire ou un garant. Son nom porte votre numéro fiscal : nous ne le lisons jamais et ne l'enregistrons nulle part. Déposé sur l'écran d'import, le fichier n'est conservé à aucun moment, ni dans notre stockage ni dans nos journaux. Déposé dans « Mes papiers », il est gardé sous un nom neutre jusqu'à ce que vous l'importiez, puis supprimé ; si vous ne l'importez pas, il est supprimé après 90 jours sans action de votre part sur ce document, ou dès que vous le supprimez. Si vous l'avez vous-même classé dans un autre type, il est gardé comme vos autres papiers, jusqu'à ce que vous le supprimiez. Les adresses des biens ainsi créés sont ensuite transmises à la Base Adresse Nationale (DINUM), le même service public que pour l'estimation de valeur et la suggestion d'adresse décrites plus loin ;
  • depuis le 2 octobre 2026, la boîte de dépôt « Mes papiers », réservée à un compte qui gère tout le parc : vous y déposez plusieurs documents d'un coup (bail, acte de vente, offre de prêt, facture, liste de vos biens impots.gouv, relevé bancaire…) et nous les gardons dans votre espace. Pour un acte, un bail, un document de prêt ou une facture, nous vous ouvrons le formulaire pré-rempli : rien n'est enregistré tant que vous ne l'avez pas relu et validé. Les informations lues restent attachées au document jusqu'à cet enregistrement, où elles sont effacées ; sans suite, elles sont effacées après 90 jours sans action de votre part sur ce document, et vous pouvez alors relancer la lecture. Le document lui-même reste dans « Mes papiers » jusqu'à ce que vous le supprimiez, même après l'enregistrement, sauf la liste impots.gouv décrite ci-dessus. Une facture enregistrée devient aussi le justificatif de sa charge, et un acte ou un bail est joint aux pièces que vous cochez : il y reste, avec la durée de conservation de cette charge ou de cette pièce, même si vous le supprimez de « Mes papiers ». Si vous effacez les données d'un ancien locataire, les documents rattachés à ses baux, ou aux états des lieux de ces baux, sont supprimés avec elles ;
  • depuis le 2 octobre 2026, la photographie de vos papiers avec votre téléphone, à partir de « Mes papiers ». Le téléphone n'a pas besoin de compte : vous y tapez un code à six chiffres, ou vous ouvrez le lien que nous vous envoyons par SMS si vous le demandez. Dans ce cas, le numéro de portable que vous saisissez et le lien partent chez Brevo, en France, qui achemine le SMS. Nous ne gardons pas ce numéro : il sert à cet envoi, puis il est oublié. Les photos sont réduites et débarrassées des informations qu'elles portent, dont le lieu de prise de vue, puis gardées dans notre base le temps de terminer le document. Elles sont effacées dès que le document est assemblé en un seul PDF, qui rejoint « Mes papiers » et suit ensuite les règles décrites ci-dessus. Les photos d'une session abandonnée sont effacées au plus tard 24 heures après sa fin (30 minutes sans photo, deux heures au plus). Une photo encore dans notre base au moment de la sauvegarde quotidienne reste dans cette sauvegarde, que nous gardons 30 jours avant de la supprimer. Le téléphone ne reçoit de votre espace que le nombre de pages et de documents envoyés ;
  • la tenue d'un carnet d'adresses des tiers du patrimoine — prestataires travaux, syndic, gardien, assureur, commissaire de justice, notaire, banque (nom, métier, téléphone, email professionnels, rattachement éventuel à un bien ou un immeuble) — afin de suivre les devis, chantiers et relations de gestion du patrimoine locatif ;
  • l'identification des détenteurs des biens (nom, coordonnées, SIREN et coordonnées bancaires du ou des propriétaires, quote-part de détention, date de naissance d'un détenteur usufruitier pour le calcul du barème légal de valorisation de la nue-propriété/usufruit, art. 669 CGI, taux moyen d'imposition saisi par année), afin d'éditer les quittances, relances et baux au nom du bon bailleur, de ventiler la comptabilité par détenteur et d'estimer l'impôt et le cash-flow après impôt sur la page Rendement — cette estimation reste en base, elle n'est transmise à aucun tiers ;
  • la réception et la comparaison des dossiers de candidature partagés par les candidats locataires via le service public DossierFacile (nom, prénom, statut de validation du dossier, revenus déclarés et revenus des garants, lien vers le dossier), en vue de l'attribution d'un logement — les pièces qui composent ce dossier restent hébergées par DossierFacile et ne sont jamais copiées depuis ce service : nous n'en recevons que le lien de consultation. Vous pouvez en outre déposer vous-même, sur un dossier, un justificatif que vous avez reçu par un autre moyen (courriel, remise en main propre) ; ce document est alors hébergé chez notre prestataire de stockage et suit le sort du dossier auquel vous l'avez joint.
  • le suivi des séjours courte durée (Airbnb, Booking.com, location directe) : prénom seul du voyageur, dates et montant du séjour, à des fins de traçabilité minimale et de comptabilité — aucune autre coordonnée du voyageur n'est collectée ;
  • l'estimation de la valeur vénale des biens à partir des ventes immobilières publiées par l'administration fiscale (Demandes de Valeurs Foncières). Cette fonction transmet la seule adresse postale du bien, ou la position qui en découle à trois services publics — la Base Adresse Nationale (DINUM), pour le localiser, l'API Données foncières du Cerema, pour retrouver les ventes voisines, et, depuis le 4 septembre 2026, l'API Géorisques du ministère de la Transition écologique, qui reçoit la position du bien pour renseigner les risques connus à son adresse et dire si un état des risques est dû — depuis le 5 septembre 2026, cette même position sert aussi à interroger les secteurs d'information sur les sols, et, à la demande du bailleur, à composer lui-même le document de l'état des risques. Depuis le 7 septembre 2026, la carte affichée sur la fiche d'un bien géocodé et sur la liste des biens charge son fond « Plan IGN » auprès de la Géoplateforme de l'IGN : votre navigateur lui demande les tuiles de la zone affichée, qui n'emportent que des coordonnées de carte — jamais l'adresse en clair. Aucune information relative à un locataire, un garant ou un détenteur n'est transmise, et rien n'est envoyé sans action explicite de l'utilisateur : l'appel n'a lieu qu'au clic sur « Réestimer » ou sur « Produire l'état des risques avec Quitus ». Depuis le 3 septembre 2026, le simulateur d'investissement transmet la même adresse, aux mêmes services publics, pour un bien simplement envisagé à l'achat — avant même qu'il n'existe dans l'application ; aucune donnée n'est conservée au-delà de la simulation. Depuis le 5 octobre 2026, quand l'API du Cerema ne répond pas, les ventes sont lues dans les fichiers publiés par Etalab sur data.gouv.fr (hébergés chez OVH) : seuls le code de la commune du bien et l'année demandée leur sont transmis, jamais l'adresse.
  • l'aide à la saisie d'une adresse (bien, locataire, garant ou détenteur) par suggestions automatiques : à partir de 3 caractères tapés, le texte en cours de frappe est transmis à la Base Adresse Nationale (DINUM), le même service public que celui utilisé pour l'estimation de valeur ci-dessus. Contrairement à cette dernière, cet usage peut donc porter sur une adresse en cours de saisie pour un locataire ou un garant, avant tout enregistrement — aucune autre donnée (nom, email, téléphone) n'accompagne cet appel.
  • l'aide à la saisie d'une société (détenteur ou locataire personne morale) par suggestions automatiques : à partir de 3 caractères tapés, le texte en cours de frappe est transmis à l'annuaire des entreprises recherche-entreprises.api.gouv.fr (DINUM), données Sirene/RNE publiques — rien d'autre que ce texte n'est transmis. La réponse peut porter le nom, les prénoms et la qualité d'un dirigeant de la société recherchée ; ces informations ne sont affichées qu'à titre de suggestion et ne sont enregistrées que si le bailleur choisit explicitement de les reporter dans un formulaire, où elles rejoignent alors le régime de conservation du contact concerné.
  • le rapprochement des mouvements bancaires avec les loyers, charges, échéances d'emprunt et appels de charges de la gestion locative, à partir d'un relevé bancaire déposé manuellement par le bailleur (CSV, OFX) ou d'une synchronisation automatique via Enable Banking, service tiers agréé établissement de paiement (DSP2), pour les seuls comptes que le bailleur rattache explicitement : libellés d'opérations (pouvant comporter le nom d'un locataire ou d'un prestataire), montants, dates, intitulé de compte et quatre derniers chiffres de l'IBAN — l'IBAN complet n'est jamais collecté. Chaque rapprochement validé mémorise en outre un fragment du libellé — souvent un nom — rattaché au bail ou à l'emprunt concerné, afin de reconnaître le même émetteur au relevé suivant ; ces règles se suppriment une par une depuis l'application. Sur option du bailleur, un loyer ou une échéance d'emprunt peut être rapproché sans son intervention quand tous les critères de certitude sont réunis (montant exact, nom du locataire dans le libellé ou libellé déjà validé trois fois, échéance proche, aucune autre cible possible) : ce rapprochement est calculé sur nos serveurs, signalé au bailleur et annulable à tout moment. L'import manuel d'un fichier ne comporte aucun flux sortant : il reste sur le poste du bailleur. La synchronisation via Enable Banking, elle, transmet à ce prestataire le consentement d'accès et reçoit en retour les libellés, montants et dates des transactions des comptes rattachés, dans la seule limite de l'autorisation accordée par le bailleur (valable au plus 180 jours, révocable à tout moment côté banque). Sur option du bailleur, cette synchronisation se fait automatiquement une fois par jour.
  • depuis le 16 septembre 2026, la facture que vous déposez pour saisir une charge est conservée comme justificatif de cette charge, hébergée au même titre que les autres pièces décrites plus loin ; vous pouvez la retirer avant d'enregistrer si vous ne souhaitez pas la conserver. Un acte d'acquisition ou un bail déposé pour remplir un formulaire n'est conservé que si vous le rangez parmi les pièces du bien ou du bail. Un document de prêt ne l'est pas. Un ancien état des lieux papier ou une plaquette comptable déposés pour être repris ne sont pas conservés : seules les valeurs que vous validez entrent dans votre espace. Pour reprendre les déficits d'une location meublée, vous pouvez joindre votre déclaration des revenus à la plaquette. Si c'est le PDF téléchargé sur impots.gouv, seule la page des locations meublées non professionnelles part chez le service de lecture : les montants et l'adresse de la location, sans votre identité ni votre numéro fiscal. Un scan de la déclaration part en entier, le temps d'y trouver cette page. Un document déposé dans « Mes papiers » y reste, comme indiqué plus haut. Depuis le 6 octobre 2026, un ancien état des lieux d'entrée repris depuis « Mes papiers » est aussi rangé parmi les pièces du bail. Il y suit leur durée de conservation, même si vous le supprimez de « Mes papiers ».
  • le suivi des pièces justificatives : diagnostics et pièces rattachés à un bien (DPE, diagnostics électricité/gaz/plomb/amiante, surface habitable, assurance PNO, règlement de copropriété), et pièces rattachées à un bail (attestation d'assurance habitation du locataire, états des lieux d'entrée et de sortie, acte de cautionnement, bail signé) — nature de la pièce, dates d'établissement et d'expiration, référence (n° de diagnostic ou de police d'assurance), et l'indication qu'une pièce a été jugée non exigible pour ce bien ou ce bail. Deux façons de rattacher le document coexistent : un lien externe saisi par le bailleur, que Quitus n'ouvre jamais côté serveur ; ou, depuis le 27 août 2026, un fichier réellement déposé et hébergé (nom d'origine, type, taille) dans un espace de stockage objet privé chez Oracle Cloud (Francfort), jamais public — un fichier de bail signé porte alors les identités et signatures des titulaires du bail. Ce suivi n'engendre aucun autre flux sortant, contrairement aux fonctions décrites ci-dessus. Depuis le 16 septembre 2026, ce même suivi s'étend aux justificatifs d'une charge de bien ou d'activité LMNP (facture, avis d'imposition, attestation) : le document déposé pour saisir la charge est désormais conservé comme preuve de la charge, et non plus seulement lu puis écarté — une facture porte alors fréquemment le nom et les coordonnées professionnelles d'un artisan ou d'un fournisseur. À la même date, ce suivi s'étend enfin au devis d'un chantier de travaux, que le bailleur peut joindre au dossier du chantier : un devis porte par nature le nom, l'adresse et les coordonnées de l'artisan qui l'a établi. Il est hébergé dans le même espace de stockage privé, n'est transmis à aucun tiers, et est conservé aussi longtemps que le devis auquel il est joint — il disparaît avec lui, et avec le chantier. Depuis le 17 septembre 2026 enfin, une page Documents rassemble à l'écran tous ces fichiers — c'est une simple vue, elle ne copie rien et n'ouvre aucun accès nouveau, chaque fichier y restant soumis aux droits de l'objet auquel il est rattaché —, et il devient possible d'y déposer librement une pièce que cette nomenclature ne prévoit pas, sous un libellé que le bailleur choisit. Cette zone de dépôt est réservée aux pièces rattachées à la gestion locative et patrimoniale du bien : procès-verbal d'assemblée générale, courrier de syndic, diagnostic, pièce d'urbanisme, acte, notice d'équipement. Elle n'a pas vocation à recevoir autre chose — ce n'est pas un espace de rangement général, et cette limite est rappelée au bailleur au moment même où il dépose. Elle repose sur sa déclaration : le contenu d'un document déposé n'est ni lu ni analysé, et Quitus ne prétend pas le vérifier. Un tel document n'étant plus borné par une nature, il peut nommer des tiers (syndic, conseil syndical, copropriétaires). Il est hébergé dans le même espace de stockage privé, n'est soumis à aucune lecture automatique et n'est transmis à aucun tiers, et il suit la durée de conservation du bien ou du bail auquel il est rattaché — avec une particularité : une pièce déposée ainsi est supprimée en même temps que son dernier fichier, n'ayant aucune autre raison d'exister.
  • les réglages d'automatisation des relances de loyers impayés et de la génération des paiements, par organisation : activation, délai de grâce avant relance, envoi automatique (voir ci-dessous) et une adresse de courriel facultative mise en copie des relances envoyées — devenant une donnée personnelle dès qu'elle désigne une personne physique (un gestionnaire, un comptable). Ces réglages sont conservés le temps de la relation de service, comme les autres réglages de l'espace. Chaque passage de l'automatisation est en outre consigné dans un journal (date, type, réussite, un résumé chiffré) qui, par conception, ne porte jamais de nom de locataire, de bien ou d'adresse — un résumé ne dit jamais plus que « 4 loyer(s) en retard détecté(s) » ou « relance désactivée ». Ce journal est purgé automatiquement au-delà de 90 jours.
  • depuis le 27 août 2026, la relance automatisée des loyers impayés s'exécute une fois par jour sur nos serveurs (et non plus, comme auparavant, sur le poste du bailleur au moyen de brouillons créés dans sa boîte Gmail personnelle — ce flux vers Google a disparu). Elle retient les échéances échues et non soldées, et crée pour chacune une relance en attente de validation : nom du locataire, bien concerné, échéance et montant restant dû, visibles du seul bailleur dans son espace. Par défaut, aucun courriel ne part sans son action; il valide ou écarte chaque relance. Un bailleur peut cependant activer l'envoi automatique : la relance est alors adressée directement au locataire, à l'adresse électronique qu'il a communiquée, avec le courrier de relance en pièce jointe — dans la limite de vingt envois par passage. L'envoi emprunte le serveur d'envoi choisi par le bailleur, ou à défaut le nôtre (voir le paragraphe sur la personnalisation des envois). Chaque envoi est consigné (destinataire, objet, date), et un bailleur qui ne veut d'aucune relance automatisée la coupe depuis son espace, globalement ou bail par bail. Un courriel de rappel quotidien l'avertit que des relances attendent : il ne contient qu'un nombre et un lien, jamais un nom de locataire.
  • depuis le 16 septembre 2026, un récapitulatif hebdomadaire est adressé le lundi matin à chaque membre d'un espace, à sa propre adresse : les échéances de son parc à quatorze jours (nature, bien, date), ses loyers en retard (bien et terme) et le total encaissé la semaine écoulée. Il ne porte, par construction, aucun nom de locataire ni aucun montant par échéance, et ne part que lorsqu'il y a du nouveau ou un encaissement. Il est actif par défaut et se désactive à tout moment, espace par espace, depuis le compte ou par le lien en pied de chaque courriel.
  • depuis le 7 septembre 2026, la facturation électronique des loyers de baux commerciaux : pour un local loué sous bail commercial, Quitus produit une facture au format réglementaire (Factur-X), la numérote et la conserve. Cette facture fige, au moment de son émission, le nom, l'adresse et le SIREN du preneur — une donnée personnelle quand il exerce en nom propre — ainsi que l'adresse du siège et le numéro de TVA intracommunautaire du bailleur. Quitus ne transmet cette facture à personne : ni à une plateforme de facturation agréée, ni à l'administration fiscale — c'est le bailleur qui la télécharge et la dépose lui-même. Pour un bail dispensé de l'option de paiement de la TVA d'après les débits, Quitus prépare également, sans jamais les transmettre, les données d'encaissement (date, montant, base hors taxes, TVA) qu'une plateforme agréée pourrait exiger : elles restent consultables et exportables par le bailleur seul.
  • depuis le 15 septembre 2026, la signature électronique d'un bail ou d'un acte de cautionnement. À la demande du bailleur, chaque signataire reçoit par courriel un lien personnel, consulte le document, puis reçoit par SMS un code à six chiffres qu'il saisit pour signer. Deux catégories de données nouvelles sont traitées à cette occasion : le numéro de mobile du signataire — indispensable, le code ne partant jamais par le même canal que le lien — et, à chaque étape du parcours, son adresse IP et son navigateur, avec l'horodatage et l'empreinte du document. Une caution recopie en outre elle-même la mention par laquelle elle reconnaît son engagement (art. 2297 du code civil), qui est conservée telle qu'elle l'a saisie. Ce dernier ensemble n'est pas un journal technique mais une pièce de preuve : une signature électronique produite par une plateforme auto-hébergée n'est pas qualifiée au sens du règlement eIDAS, aucune présomption de fiabilité ne s'y attache (art. 1367 du code civil), et il revient au bailleur de démontrer que le procédé garantissait l'identité du signataire et l'intégrité de l'acte. Le flux sortant correspondant est l'envoi du numéro de mobile et du code à notre acheminement de messages, Brevo (France) — rien d'autre ne lui est transmis. Le lien d'accès et le code ne sont jamais conservés en clair.
  • depuis le 15 septembre 2026, l'accès programmatique à vos données par un assistant IA : depuis l'écran « Intégrations », un bailleur peut créer un jeton qui donne, en lecture seule, à l'assistant IA de son choix (Claude Code, l'API Messages d'Anthropic ou l'API Responses d'OpenAI) un accès aux données de son parc — biens, baux avec l'identité de leurs locataires, échéances de paiement et leurs retards, charges, synthèse fiscale et rendement, ainsi que la situation fiscale du foyer (revenus fonciers, déficit reportable, impôt estimé), la valeur estimée du patrimoine et les emprunts avec leur capital restant dû, et, pour les activités de location meublée, la comptabilité (écritures, bilan, immobilisations, liasse fiscale, qui porte le nom des détenteurs et les cases de leur déclaration 2042). C'est le bailleur qui choisit, configure et branche cet assistant : Quitus fournit le canal (le serveur et le jeton), mais ne sélectionne ni n'appelle lui-même ce destinataire — la donnée part directement de nos serveurs vers l'assistant choisi, à chaque question que le bailleur lui pose. Le jeton emprunte les droits (profil, périmètre de biens) de la personne qui l'a créé, relus à chaque appel : le révoquer ou restreindre son porteur en coupe l'accès aussitôt. Aucun outil n'écrit une donnée, et chaque lecture est consignée dans le journal d'activité de l'espace.
  • depuis le 17 septembre 2026, le même accès peut aussi être ouvert sans jeton, en autorisant un assistant grand public (claude.ai, ChatGPT) par un écran de consentement : celui-ci nomme l'assistant, l'espace concerné et ce qu'il pourra lire, et l'autorisation se retire à tout moment d'un clic depuis « Intégrations ». Ce n'est ni une donnée nouvelle, ni un destinataire d'une nature nouvelle : le canal décrit ci-dessus s'ouvre à deux applications de plus, avec les mêmes bornes — lecture seule, droits de la personne qui autorise, un seul espace à la fois. Deux différences méritent d'être dites : cette autorisation peut être donnée par tout membre de l'espace, et non plus par son seul administrateur (un locataire disposant d'un accès, lui, ne le peut pas) ; et elle suppose une requête sortante préalable vers l'assistant, qui ne transporte aucune donnée personnelle, détaillée plus bas au paragraphe sur les informations sortantes.

Base légale

Le traitement repose sur l'exécution du contrat de bail (art. 6.1.b RGPD) et sur les obligations légales du bailleur (art. 6.1.c RGPD), notamment la loi du 6 juillet 1989 et le code général des impôts. Le carnet d'adresses des tiers (prestataires, syndic, gardien, assureur, commissaire de justice, notaire, banque) repose sur l'intérêt légitime du bailleur à suivre ses relations professionnelles avec les intervenants de son patrimoine (art. 6.1.f RGPD). Le traitement des candidatures locatives repose sur les mesures précontractuelles prises à la demande des candidats (art. 6.1.b RGPD), qui partagent volontairement leur dossier via DossierFacile. L'estimation de la valeur des biens repose sur l'intérêt légitime du bailleur à connaître la valeur de son patrimoine (art. 6.1.f RGPD), de même que le rapprochement bancaire (art. 6.1.f RGPD), motivé par le suivi de la trésorerie locative, et la lecture automatique des documents déposés (art. 6.1.f RGPD), motivée par la simplification de la saisie de gestion. Le devis d'un chantier de travaux se qualifie, lui, selon son sort. Un devis que le bailleur a accepté est le contrat de travaux lui-même — l'acceptation d'une offre forme le contrat (art. 1113 du code civil) — et l'artisan qui l'a établi en est l'une des parties : sa conservation repose alors sur l'exécution de ce contrat (art. 6.1.b RGPD). Un devis non retenu, comme la conservation d'un devis accepté au-delà du chantier, repose sur l'intérêt légitime du bailleur (art. 6.1.f RGPD) : comparer les propositions reçues, prouver ce qui avait été convenu, suivre son patrimoine, et retrouver la pièce si les travaux sont ensuite portés en charge. Aucun texte n'oblige en effet le client à conserver un devis : les obligations qui s'y attachent pèsent sur le professionnel qui l'établit. De la même façon, les pièces que le bailleur range librement sous la nature « autre », depuis le 17 septembre 2026, reposent sur son intérêt légitime à réunir en un seul endroit les pièces de la gestion du bien qu'il loue (art. 6.1.f RGPD) : aucun texte ne les lui impose — s'agissant des procès-verbaux d'assemblée générale, c'est au syndic, et non au copropriétaire, que la loi confie la tenue du registre et la garde des archives du syndicat. Ce fondement ne vaut toutefois que pour la finalité bornée décrite plus haut — les pièces rattachées à la gestion locative et patrimoniale du bien —, et non pour un dépôt sans objet défini. En revanche, les pièces que la loi impose au bailleur de détenir ou de conserver (diagnostics, assurances, bail signé, justificatifs comptables et fiscaux) relèvent de l'obligation légale rappelée en tête de ce paragraphe. La création et la gestion d'un compte reposent sur les mesures précontractuelles et l'exécution du contrat de service pris à la demande de la personne (art. 6.1.b RGPD), la sécurisation de ce compte relevant de l'obligation de sécurité (art. 32 RGPD). La signature électronique d'un acte repose sur l'exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) pour la signature elle-même, et sur l'intérêt légitime du bailleur (art. 6.1.f RGPD) pour le faisceau de preuves qui l'accompagne — faute de signature qualifiée, c'est à lui d'établir la fiabilité du procédé. L'accès programmatique par un assistant IA repose sur l'intérêt légitime du bailleur à interroger ses propres données de gestion par l'outil de son choix (art. 6.1.f RGPD), par analogie avec ce qui est retenu plus haut pour la lecture automatique des documents déposés ; pour la part de ces données qui vous concerne en tant que locataire, ce canal ne change en principe ni la finalité ni le fondement de la gestion locative décrite plus haut, il en ouvre un nouveau mode de consultation, en lecture seule — cette qualification n'est toutefois pas encore définitivement arrêtée pour ce cas précis, et sera revue avant l'ouverture commerciale de ce module. Aucune donnée n'est utilisée à des fins commerciales. Les informations sortantes se limitent à six flux, tous à l'initiative explicite de l'utilisateur : votre adresse email et votre nom, transmis à Google si — et seulement si — vous employez « Se connecter avec Google » ; les adresses postales des biens, envoyées aux services publics mentionnés ci-dessus aux seules fins d'estimation ; pour un compte bancaire rattaché à Enable Banking, les libellés, montants et dates de ses transactions, aux seules fins de rapprochement ; les contenus confiés à OpenAI ou à Google pour les fonctions d'intelligence artificielle décrites plus haut ; lorsqu'un acte est mis à la signature, le numéro de mobile de chaque signataire et le code à six chiffres qui lui est destiné, transmis à Brevo (France) pour l'acheminement du SMS ; et, si le bailleur connecte un assistant IA à son espace depuis « Intégrations », les données de son parc qu'il interroge (dont, le cas échéant, votre identité et votre situation de paiement, ainsi que sa situation fiscale, son patrimoine et ses emprunts), transmises à l'assistant que le bailleur, et non Quitus, a choisi et configuré. Parmi ces six flux, celui vers OpenAI ou Google sort de l'Union européenne ; celui de l'assistant IA en sort selon l'assistant choisi par le bailleur — voir la réserve à ce sujet dans la section « Sécurité » ci-dessous. Il existe une septième requête sortante, que nous déclarons bien qu'elle ne transporte aucune donnée vous concernant : lorsqu'un bailleur autorise un assistant grand public (claude.ai, ChatGPT) depuis « Intégrations », nos serveurs vont d'abord lire la fiche de description que cet assistant publie à une adresse web publique, afin de vérifier son identité et l'adresse à laquelle il sera renvoyé. Cette requête n'emporte ni identité, ni donnée de parc, ni jeton, ni rien de l'espace concerné.

Durées de conservation

  • Données de gestion courante : durée du bail et jusqu'à la clôture des comptes du locataire (le plus tardif des faits de ses baux : fin du bail, remise des clés, restitution du dépôt de garantie, dernière échéance, régularisation des charges, règlements du reste dû après la sortie et abandon de ce reste dû), puis 3 ans. Ces 3 ans suivent la recommandation de la CNIL (référentiel « gestion locative », délibération n° 2021-057), qui n'est pas contraignante, et correspondent au délai de prescription fixé par la loi (art. 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Au terme de ce délai, Quitus signale le dossier au bailleur, qui efface les données personnelles depuis la fiche du locataire. Sur un bail partagé, ce qui relève du bail (garant, pièces, états des lieux, preuves de signature) reste tant qu'un autre titulaire n'a pas été effacé à son tour ;
  • Pièces à portée comptable et fiscale (quittances, historique des paiements, charges, libellés et montants des relevés bancaires importés) : 10 ans en location meublée au régime réel (art. L123-22 du Code de commerce), 6 ans sinon (art. L102 B du Livre des procédures fiscales). Quitus ne les supprime pas automatiquement au terme de ce délai ;
  • Facture d'un loyer de bail commercial : 10 ans, comme les autres pièces comptables. Elle ne se modifie ni ne se supprime jamais — une erreur se corrige par un avoir qui la référence, sans l'effacer ;
  • Coordonnées des prestataires travaux : durée de la relation commerciale, supprimées en l'absence de devis ou chantier depuis plus de 5 ans ;
  • Candidatures locatives non retenues : 3 mois après la décision, puis suppression — y compris toute pièce que vous auriez vous-même déposée sur le dossier ;
  • Pièces justificatives : 3 ans après la clôture des comptes du locataire pour celles rattachées à un bail (attestation d'assurance habitation, états des lieux, acte de cautionnement, bail signé) ; 10 ans pour celles rattachées à un bien (diagnostics, assurance PNO, règlement de copropriété), comme les pièces comptables — un fichier hébergé suit toujours la même durée que l'objet auquel il est joint ; pour une pièce que vous déposez vous-même sur un dossier de candidature, 3 mois si la candidature est écartée. Si le candidat est retenu, la pièce reste attachée à son dossier de candidature : Quitus ne la déplace pas vers le bail et ne lui applique aucune suppression automatique tant que le bail issu de ce dossier suit son cours — elle est conservée, et il vous revient de supprimer le dossier, donc sa pièce, quand vous le jugez utile. Depuis le 24 septembre 2026, si ce bail est abandonné avant d'être signé, la candidature repasse au statut écarté et le délai de 3 mois s'applique alors normalement, à compter de cette décision. Depuis le 16 septembre 2026, il en va de même pour le justificatif d'une charge (facture, avis d'imposition, attestation) : Quitus ne supprime jamais ce fichier de lui-même, il ne disparaît qu'avec la charge à laquelle il est joint. Nous recommandons de la conserver dix ans à compter de l'émission de la facture — un choix de prudence qui couvre, avec marge, le délai dont dispose l'administration fiscale pour contrôler un bailleur (trois ans en location nue, six ans pour un loueur en meublé au régime réel) ; ce n'est pas une obligation comptable de commerçant, qui ne s'applique pas à un bailleur particulier. Cette durée n'est atteinte que si le bailleur ne supprime pas la charge avant ce terme. Il en va de même du devis que vous joignez à un chantier : le fichier est conservé aussi longtemps que le devis auquel il est joint, et disparaît avec lui — comme avec le chantier, qui emporte ses devis. Depuis le 17 septembre 2026, une pièce que vous déposez librement sous la nature « autre » suit la même règle que les autres pièces du bien ou du bail auquel vous la rattachez, avec une particularité qui joue en faveur de la minimisation : contrairement à une pièce de conformité, qui survit à ses fichiers parce que ses dates sont une déclaration que vous avez faite, elle est supprimée en même temps que son dernier fichier — elle n'existe que pour le porter ;
  • Séjours courte durée : même durée que la gestion courante si le bien est par ailleurs loué, sinon 3 ans à compter de la date du séjour ;
  • État des lieux signé et photographies d'état des lieux : 3 ans après la clôture des comptes du locataire, comme les autres actes du bail et comme la gestion courante — et non dix ans : ni l'acte ni une photographie de l'intérieur d'un logement ne sont des pièces comptables, et les conserver au régime fiscal reviendrait à les garder trois ans de trop. La trace de la remise (date et adresse de chaque envoi, sans le contenu du message) suit la même durée, ainsi que l'adresse de suivi du locataire sortant et le décompte des retenues sur son dépôt de garantie ;
  • Demandes de complément à l'état des lieux, photographies qui les accompagnent, et l'adresse IP et le navigateur enregistrés au dépôt : 3 ans après la clôture des comptes du locataire, comme le constat qu'elles complètent — une demande n'a de sens qu'avec l'acte auquel elle se rapporte, et les séparer laisserait l'une sans l'autre. Le lien personnel, lui, cesse de fonctionner bien avant (il expire, et le bailleur peut le révoquer à tout moment) ;
  • Signature électronique et son faisceau de preuves (numéro de mobile, adresses IP, horodatages, empreintes du document, mention recopiée par une caution) : 3 ans après la clôture des comptes du locataire, comme la gestion courante — un acte reste contestable pendant ce délai, et conserver le bail sans la preuve de sa signature reviendrait à n'en conserver que la moitié ;
  • Accès du locataire à « Mon espace » : fermé automatiquement 90 jours après la fin de son dernier bail (rouvert si un bail redevient actif). Cette fermeture ne porte que sur l'accès — les données elles-mêmes suivent les durées ci-dessus, propres à leur nature (gestion courante, pièces comptables et fiscales) ;
  • Réglages d'automatisation (relances, génération des paiements) : durée de la relation de service, comme les autres réglages de l'espace. Journal des exécutions d'automatisation : purgé automatiquement au-delà de 90 jours ;
  • Compte utilisateur : durée de la relation de service. Les liens de vérification d'adresse et de réinitialisation de mot de passe deviennent inopérants dès leur usage, et au plus tard à leur expiration (24 heures et 1 heure respectivement) ; la trace d'utilisation d'un code d'accès (identifiant du code, espace concerné, date) est conservée le temps de la relation contractuelle, comme justificatif du droit d'accès accordé ;
  • Suppression d'un compte utilisateur : immédiate et définitive dès que vous la demandez depuis votre écran « Mon compte ». Les biens, baux et paiements appartiennent à l'espace de gestion et lui survivent : ils restent sous la responsabilité de son administrateur ;
  • Suppression d'un espace entier par son administrateur : l'accès est coupé immédiatement, mais rien n'est effacé pendant 30 jours — délai de rétractation pendant lequel une simple reconnexion permet d'annuler. Passé ce délai, la base de données et les fichiers hébergés sont supprimés définitivement, et les copies de sauvegarde s'éteignent à l'expiration de leur propre rétention de 30 jours. La conservation des pièces comptables et fiscales (10 ans) redevient alors la vôtre : téléchargez votre archive de restitution avant de supprimer — elle emporte vos pièces justificatives elles-mêmes, dans la limite décrite plus bas ;
  • Jeton d'accès pour un assistant IA : aucune donnée conservée pour ce canal, qui ne fait que lire et restituer à la demande. Le jeton lui-même n'est conservé que sous forme d'empreinte, jamais en clair, et jusqu'à sa révocation, libre et immédiate, depuis « Intégrations ». Il en va de même d'une autorisation donnée à un assistant grand public : ne sont conservés que le nom de l'assistant, la personne qui l'a autorisé et les dates — aucune donnée de locataire — jusqu'au retrait de l'autorisation ;
  • Anciens locataires : au terme de la durée de gestion courante, Quitus signale au bailleur les dossiers concernés, et le bailleur efface les données personnelles depuis la fiche du locataire (identité, coordonnées, garant, dossier de candidature, pièces du bail, états des lieux et preuves de signature). Quitus n'efface jamais seul : une procédure en cours peut justifier de conserver ces données (art. 17.3 e du RGPD). Sur un bail partagé, ce qui relève du bail (garant, pièces, états des lieux, preuves de signature) reste tant qu'un autre titulaire n'a pas été effacé à son tour ; les règles de reconnaissance des virements, qui portent le nom du payeur, partent avec ces données. Les pièces comptables sont conservées au moins 10 ans en location meublée au régime réel (art. L123-22 du Code de commerce) et 6 ans sinon, location nue comprise (art. L102 B du Livre des procédures fiscales) : les paiements gardent leurs montants et leurs dates, les factures émises et les libellés des relevés bancaires gardent le nom du locataire. Au sens de la CNIL, c'est donc une pseudonymisation : le nom est remplacé par un libellé neutre dans l'application, mais ces pièces permettent encore de retrouver la personne ;
  • La trace de la provenance d'une valeur (lue automatiquement dans un document, ou saisie par une personne qui vous accompagne) suit la durée de vie du bail, du prêt ou du bien qu'elle documente, et disparaît avec lui ;
  • Hors pièces comptables, dont la durée est un minimum légal, ces durées sont des maximums. Quitus ne supprime automatiquement que ce que cette liste désigne comme tel, par exemple le journal des exécutions d'automatisation. Le reste est supprimé ou effacé par le bailleur ; pour les anciens locataires, Quitus lui signale les dossiers arrivés à terme. Exception connue : les liens de vérification d'adresse et de réinitialisation, une fois expirés ou utilisés, sont définitivement inopérants mais ne font pas encore l'objet d'une purge automatique de la base ; ils n'y subsistent que sous forme d'empreinte, jamais en clair.

Vos droits

Conformément aux articles 15 à 21 du RGPD, toute personne concernée dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition sur ses données. Pour exercer ces droits, adressez votre demande à contact@quitus-gestion.fr ; une réponse vous sera apportée sous un mois. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Trois de ces droits s'exercent directement depuis l'écran « Mon compte », sans passer par nous. Effacement: vous supprimez votre compte vous-même ; si vous êtes le dernier administrateur d'un espace, vous supprimez l'espace entier ou transférez d'abord l'administration — laisser un espace sans administrateur reviendrait à abandonner les données de ses locataires sans personne pour les gérer ni les effacer. Portabilité : un administrateur télécharge à tout moment une archive complète de son espace — ses données de gestion sous forme de fichiers structurés et de tableaux ouvrables dans un tableur, et les pièces qu'il a déposées (diagnostics, attestations, baux signés, justificatifs de charge, devis, pièces de dossier de candidature), rangées par bien puis par nature, gratuitement et quelle que soit sa formule — c'est notre obligation de restitution, pas une option payante. Rectification : depuis les écrans de gestion correspondants.

Une limite technique, que nous préférons écrire : une archive se construit entièrement en mémoire, et le volume de pièces qu'elle peut porter est plafonné. Le téléchargement n'échoue jamais pour autant — l'archive emporte ce qu'elle peut, puis nomme chacune des pièces restées dehors en indiquant pourquoi, et celles-ci demeurent téléchargeables une par une depuis l'application tant que votre espace existe. Si vous en avez besoin en bloc, demandez-les nous. Une pièce dont le contenu n'a pas pu être lu au moment de l'export vous est signalée à part : celle-là est à nous signaler en retour, il ne s'agit pas d'une question de place.

Un locataire qui exerce son droit d'accès et de portabilité reçoit, depuis l'espace de son bailleur, ses données de gestion et les pièces de son bail : attestation d'assurance habitation, état des lieux, acte de cautionnement, bail signé, et toute pièce qu'il a lui-même remise. Les documents du patrimoine du bailleur — diagnostics et pièces attachées au logement, factures de charges, devis d'artisans — ne lui sont pas transmis : ce ne sont ni des données qu'il a fournies, ni des données qui le concernent, et les lui remettre reviendrait à divulguer le dossier du bailleur.

Une réserve quand le bail est partagé. Sur une colocation, plusieurs locataires signent le même bail, et les pièces déposées dessus ne portent pas le nom de celui qui les a remises : une attestation d'assurance habitation peut être celle de l'autre colocataire — avec son nom, son adresse et son numéro de contrat. Nous ne la joignons donc pas automatiquement. Un locataire en colocation reçoit les documents communs à tous — le bail signé, les états des lieux d'entrée et de sortie —, et les pièces susceptibles d'appartenir à un colocataire lui sont nommées, avec la raison, puis remises sur simple demande à notre point de contact dès lors qu'elles le concernent. Nous retirons alors aussi ce qui décrit ces pièces — numéro de contrat, notes prises par le bailleur, adresse web, nom du fichier : ces informations en disent parfois autant que le document lui-même, et joindre l'étiquette en retenant le document ne protégerait personne. Ne subsistent que la nature de la pièce et sa date, de quoi savoir ce qui existe et le réclamer. C'est ce qu'exige le RGPD : le droit d'obtenir une copie de ses données ne doit pas porter atteinte aux droits d'autrui (art. 15 §4). Quand un locataire est seul titulaire de son bail, cette réserve ne s'applique pas : il reçoit tout.

Un cas à part, que nous préférons dire plutôt que laisser croire à un choix : les pièces qu'un bailleur a rangées sur un dossier de candidature ne descendent pas encore dans cet export, même lorsque le candidat est devenu le locataire. La raison n'est plus juridique ni l'absence de lien : depuis le 24 septembre 2026, un dossier retenu est bien rattaché à la fiche du locataire créée depuis lui dans nos données. La raison est désormais technique au sens strict : cet export n'a pas encore été étendu pour aller chercher les pièces du dossier une fois ce lien suivi. Ces pièces restent accessibles depuis l'écran des candidatures, et une demande adressée à notre point de contact permet de les obtenir.

Sécurité

Les données sont stockées dans une base protégée par authentification, avec des sauvegardes régulières. Les seuls transferts hors de l'Union européenne sont ceux des fonctions d'intelligence artificielle, décrits dans la section Hébergement. Aucun autre traitement ne transfère de donnée personnelle hors de l'Union européenne de notre fait. Seule réserve, qui ne dépend pas de nous : si vous employez « Se connecter avec Google », les traitements internes au groupe Google relèvent de ses propres clauses contractuelles types, et nous ne sommes pas en mesure de garantir qu'ils restent dans l'Union. Seconde réserve, du même ordre : si votre bailleur connecte à son espace un assistant IA hébergé hors de l'Union (Anthropic, OpenAI, à ce jour les seuls compatibles), c'est un choix et un transfert qui relèvent de lui, opérés directement entre son assistant et notre serveur — nous ne le sélectionnons pas et n'y sommes pas partie.